Audit des processus et analyse métier
L’audit des processus consiste à observer comment le travail se fait réellement dans votre entreprise, à le mettre à plat sous forme de schémas, puis à classer ce qui peut être simplifié, automatisé ou laissé tel quel. Vous repartez avec une cartographie et une liste de priorités, que vous pouvez confier à qui vous voulez.
- E-mail
La demande arrive
Dans la boîte commune, parfois dans celle d’un collègue.
- Ressaisie
Recopiée dans un tableur
À la main, avec les coordonnées du client.
- Traitement de texte
Devis rédigé depuis un ancien
On repart du dernier devis ressemblant et on corrige.
- E-mail
Envoyé au client
Le suivi repose ensuite sur la mémoire de chacun.
- ce que l’audit relève Une personne
Deux ressaisies, aucune relance
La même information est tapée deux fois et personne n’est prévenu quand un devis reste sans réponse.
Quand un audit est utile
Vous sentez que du temps se perd, sans savoir où
Les journées sont pleines, mais personne ne peut dire quelles tâches pèsent le plus. L’audit le mesure avec ceux qui les font.
Vous voulez automatiser, mais pas au hasard
Automatiser un processus mal conçu, c’est faire plus vite quelque chose qui ne devrait pas exister. On le redresse d’abord.
Vos outils ne se parlent pas
La même donnée est saisie dans le logiciel de gestion, dans un tableur et dans un e-mail. L’audit montre où et pourquoi.
Vous préparez un changement d’outil
Avant de choisir un ERP ou un CRM, il faut savoir ce qu’on attend de lui. La cartographie sert de cahier des charges.
Comment se déroule l’audit
Cadrage
Un premier échange pour délimiter les processus à examiner et les personnes à rencontrer.
Observation
Je regarde le travail se faire, écran ouvert, avec les personnes concernées. Les procédures écrites ne suffisent pas, on y trouve rarement les contournements.
Cartographie
Chaque processus est dessiné étape par étape, avec les outils utilisés, les ressaisies et les points d’attente.
Priorités
Chaque piste est classée selon ce qu’elle demande et ce qu’elle rapporte en temps. Certaines sont écartées, et je dis pourquoi.
Restitution
Je vous présente le résultat et nous décidons ensemble de la suite, y compris de ne rien faire.
Ce que vous recevez
- La cartographie des processus examinés, sous forme de schémas lisibles par vos équipes
- La liste des ressaisies, des attentes et des risques d’erreur relevés
- Les pistes d’amélioration classées par priorité, avec ce que chacune demande
- Une recommandation écrite sur la première chose à faire
Le périmètre, les livrables, le prix et le délai indicatif sont fixés dans une offre écrite avant de commencer. Les documents vous appartiennent et restent utilisables sans Innov-IA.
Pourquoi commencer par là
Un outil d’automatisation fait exactement ce qu’on lui demande. Si le processus de départ est bancal, il le sera toujours, en plus rapide. C’est pour cela que chaque mission d’Innov-IA commence par la même question : comment ce travail se fait-il aujourd’hui, et pourquoi de cette façon ?
La réponse se trouve rarement dans une procédure. Elle se trouve dans le tableur que quelqu’un a créé il y a des années, dans l’e-mail qu’on transfère « pour info », dans la vérification qu’une seule personne sait faire.
Ce qui vient après
Selon ce que l’audit révèle, la suite peut être une automatisation du processus, une intégration avec Odoo, un connecteur sur mesure ou une formation de vos équipes. Parfois, c’est simplement une étape supprimée.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un business analyst ?
C’est la personne qui fait le lien entre le métier et la technique. Elle comprend comment une entreprise travaille, le décrit précisément, et traduit les besoins en solutions que des outils peuvent réellement prendre en charge.
L’audit m’oblige-t-il à vous confier la suite ?
Non. La cartographie et les recommandations sont rédigées pour être comprises et utilisées par n’importe quel prestataire, ou par vos équipes.
Faut-il mobiliser beaucoup de monde ?
Seulement les personnes qui font le travail examiné, le temps de le montrer et de répondre aux questions. Le cadrage sert justement à limiter ce temps.
Et si l’audit conclut qu’il ne faut rien automatiser ?
Cela arrive, et c’est un résultat utile. Une règle de classement, un modèle de document ou une étape supprimée règlent parfois le problème sans aucun outil nouveau.
Les autres services
- Automatisation de processus Relier vos outils entre eux pour que l’information circule sans ressaisie et que les tâches répétitives ne reposent plus sur la mémoire de quelqu’un.
- Intégration Odoo Relier Odoo à vos autres outils et automatiser ce qui s’y encode encore à la main.
- Formation IA Apprendre à vos équipes comment l’IA fonctionne, ce qu’on peut lui confier, et l’appliquer à leurs propres tâches.
- Connecteurs sur mesure Écrire le morceau qui manque quand deux logiciels n’ont aucune connexion prête à l’emploi.
Mis à jour le
Un processus vous prend trop de temps ? Décrivez-le.
Quelques lignes suffisent : ce que vous faites, avec quels outils, à quelle fréquence. Vous recevez une réponse de Yahia Lhouaoui, pas un message automatique.