Automatiser les processus d’un commerce de gros ou d’un distributeur
Dans le commerce de gros, ce qui s’automatise le mieux est la circulation des commandes. Un bon de commande reçu par e-mail devient une commande en brouillon dans l’ERP, les demandes de prix sont préparées, les confirmations et les relances partent sans ressaisie. La négociation et les arbitrages de stock restent à vos équipes.
Ce qui se prête à l’automatisation
Les bons de commande reçus en PDF
Lus, contrôlés contre le catalogue, puis préparés en brouillon dans l’ERP. Une personne confirme.
Les demandes de prix
La liste du client devient une offre en brouillon, avec ses conditions habituelles. Le commercial fixe le prix.
Les confirmations et les avis d’expédition
Envoyés au client quand la commande change d’état, sans qu’il doive téléphoner pour savoir.
Les catalogues des fournisseurs
Les tarifs et les fiches reçus en tableur sont comparés à votre base avant d’y entrer.
Les offres restées sans réponse
Repérées chaque matin. Une relance est préparée, le commercial décide de l’envoyer.
Le rapport de la semaine
Ventes, commandes en retard et ruptures, rassemblées depuis l’ERP dans le tableau que vous utilisez déjà.
- E-mail
Demande de prix reçue
Un client envoie sa liste d’articles, parfois dans un tableur.
- IA
Articles et quantités lus
La liste devient des lignes, quelle que soit sa mise en page.
- Orchestrateur
Références et conditions
Chaque article est retrouvé, avec les conditions de ce client.
- ERP
Offre en brouillon
Prête à être relue, la demande d’origine en pièce jointe.
- Commercial
Prix validé, offre envoyée
Le prix et la remise restent sa décision.
- si un article est introuvable Une personne
La ligne est signalée
Le flux ne propose pas d’équivalent de lui-même. Une personne choisit.
Ce que je déconseille d’automatiser
La négociation des prix
Une remise tient à la relation et à la marge. Le flux prépare l’offre, il ne décide pas du prix.
Le remplacement d’un article
Proposer un équivalent quand une référence manque demande de connaître le client et l’usage qu’il en fait.
L’arbitrage en cas de rupture
Savoir qui est servi en premier quand le stock ne suffit pas est une décision commerciale.
Les réclamations
Un client mécontent attend une personne, pas un message généré.
Pourquoi le commerce de gros s’y prête-t-il ?
Un grossiste reçoit chaque jour des documents qui se ressemblent. Un bon de commande contient toujours un client, des articles, des quantités et une date, même si chaque client a sa mise en page. C’est fréquent, les règles sont stables et tout arrive déjà sous forme numérique.
Le frein habituel n’est pas l’outil, c’est le catalogue. Les références du client ne sont pas les vôtres, des articles existent en double, les unités varient. Un flux contrôle chaque ligne contre votre base : si elle est en désordre, il le montrera dès le premier jour. Mieux vaut le savoir avant, et commencer par là.
Avec quels outils ?
L’ERP reste au centre. Si c’est Odoo, le travail relève d’une intégration Odoo. L’enchaînement des étapes est confié à un flux d’automatisation. Quand le logiciel de gestion est ancien et ne propose aucune connexion, il faut un connecteur sur mesure.
Si vous hésitez sur le processus à traiter en premier, un audit des processus le dit, et le guide Par où commencer l’automatisation dans une PME donne les critères.
Questions fréquentes
Mes clients doivent-ils changer leur façon de commander ?
Non, et c’est l’intérêt. Ils continuent à envoyer leur bon de commande comme avant. Le flux s’adapte à leurs documents, pas l’inverse.
Cela fonctionne-t-il avec un ERP autre qu’Odoo ?
Cela dépend des connexions que votre logiciel propose. Je le vérifie avant de proposer quoi que ce soit. S’il n’en propose aucune, un connecteur sur mesure est parfois possible.
Que se passe-t-il quand une référence n’est pas reconnue ?
La ligne est mise de côté et signalée à la personne désignée. Le reste de la commande est préparé, et rien n’est deviné.
Automatisez-vous aussi l’entrepôt ?
Non. Mon travail porte sur la circulation de l’information, comme les commandes, les offres et les rapports. Les lecteurs de codes-barres, les convoyeurs et les robots sont un autre métier.